Mô tả công việc phòng hành chính nhân sự là làm gì? Lương bao nhiêu? Đây là mối quan tâm của những người đang có ý định ứng tuyển làm nhân viên tại phòng ban này. Để giải đáp những vấn đề trên, mời bạn đọc tìm hiểu trong nội dung bài viết.

Đôi nét về phòng hành chính nhân sự

Đôi nét về phòng hành chính nhân sự

Với mỗi cơ quan, công ty, doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước đều phải có phòng hành chính nhân sự. Hiểu nôm na, đây là địa điểm giải quyết các công việc liên quan đến hồ sơ, thủ tục, giấy tờ của mỗi đơn vị, doanh nghiệp. 

Trong phòng hành chính nhân sự cấp cao nhất là Trưởng phòng, Ngoài Trưởng phòng còn có các nhân viên được giao nhiệm vụ cụ thể. Các vị trí đảm nhận trong phòng nhân sự thường gặp ở các mảng: 

• Tuyển dụng;
• Đào tạo; 
• Lương thưởng, phúc lợi;…

Tùy mỗi cơ quan, doanh nghiệp, mỗi mảng có thể chia cho mỗi thành viên trong phòng hoặc 1 thành viên có thể đảm nhận ba nhiệm vụ trên. Để có thể đảm nhận được vị trí việc làm tại phòng hành chính nhân sự, người được tuyển dụng phải đạt các yêu cầu:

• Bằng cấp: chuyên ngành quản trị nhân lực, luật, quản trị kinh doanh, kinh tế hoặc xã hội học,…
• Kỹ năng: Soạn thảo văn bản, lưu trữ, tổng hợp, phân tích,…
• Tính cách: nhanh nhẹn, tỉ mỉ, ghi nhớ tốt, cẩn thận,…

Mô tả công việc phòng hành chính nhân sự?

Mô tả công việc phòng hành chính nhân sự làm những gì?

Trong bảng mô tả công việc hành chính nhân sự cần thực hiện là gì? Họ sẽ thực hiện khối lượng công việc như sau:

Mô tả công việc hành chính nhân sự – Tuyển dụng

Tuyển dụng là một trong những công việc mà phòng hành chính nhân sự phải thực hiện theo chỉ đạo của cấp trên. Đối với công việc tuyển dụng, nhân viên phòng hành chính nhân sự biết cách xây dựng, lên kế hoạch tuyển dụng để trình lên. Sau khi kết hoạch được thông qua, cần phải tiến hành đăng tuyển dụng ở nhiều nền tảng: Báo chí, internet, các trang mạng xã hội của công ty, doanh nghiệp,…

Sau khi đăng bài tuyển dụng, phòng hành chính nhân sự là nơi trực tiếp tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ theo đúng yêu cầu của vị trí ứng tuyển. Loại hồ sơ không phù hợp; tiếp tục thực hiện các thủ tục tuyển dụng theo yêu cầu của đơn vị, doanh nghiệp. Trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng, phòng hành chính phải phố kết hợp với các phòng ban chuyên môn khác nhằm tuyển dụng được ứng viên mà các phòng ban cần.

Khi chọn dước ứng viên phù hợp, phòng hành chính là nơi gửi thông báo đến người trúng tuyển, soạn thảo và hoàn thành các thủ tục liên quan đến hợp đồng làm việc. Đồng thời, hướng dẫn thông báo đến nhân viên mới các quy định, chính sách, đãi ngộ khi làm việc tại công ty…

Nhiệm vụ liên quan đến đào tạo

Phòng hành chính là nơi thực nhiệm vụ liên quan đến đào tạo. Các bước làm như sau:

• Đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp với từng lao động trong đơn vị, doanh nghiệp.
• Trình kế hoạch lên cấp cao hơn.
• Liên hệ với các cơ sở đào tạo liên quan.
• Nắm bắt, giám sát chương trình đào tạo; quản lý thời gian đào tạo.

Nhiệm vụ liên quan đến hệ thống quản trị

Đối với nhiệm vụ liên quan đến hệ thống quản trị, phòng hành chính nhân sự phải thực hiện các bước, xây dựng, giám sát và đưa ra đánh giá với các nội dung cụ thể:

• Tham gia đóng góp, xây dựng hoàn thiện hệ thống quản trị.
• Kiểm tra, giám sát và đôn đốc đơn vị thực hiện quản trị theo đúng kế hoạch. Yêu cầu thời gian hoàn thiện tài liệu, biểu mẫu (nếu có).
• Thường xuyên theo dõi, quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự của đơn vị, doanh nghiệp để nắm chắc biến động trong nhân sự, bổ sung bằng cấp liên quan (khi cần),…
• Kê khai, thống kê, lập báo cáo về việc sử dụng nhân sự theo định kỳ.
• Luôn cập nhập thông tư, văn bản liên quan đến công ty, đơn vị,…
• Thực hiện các văn bản liên quan đến nâng lương, thay đổi vị trí việc làm, khen thưởng hoặc chấm dứt hợp đồng.

Công việc liên quan đến lương thưởng, đãi ngộ

Phòng hành chính nhân sự cũng là nơi thực hiện các công việc liên quan đến lương thưởng, đãi ngộ,… Các phần việc này gồm:

• Chấm công.
• Tính lương, thưởng + đãi ngộ khác (nếu có) cho lao động, sau đó gửi đến phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu.
• Luôn theo dõi và cập nhật các thông về lương, thưởng,… cho người lao động nắm bắt.
• Hỗ trợ lập bảng kế hoạch tiền lương hàng năm khi có sự phân công.
• Giải quyết các thủ tục lương thưởng và thực hiện đúng quy định BHYT, BHXH theo luật cho người lao động…

Một số công việc phòng hành chính nhân sự khác

Ngoài những nhiệm vụ được thực hiện thường xuyên trên, nhân viên phòng hành chính nhân sự còn đảm nhận một số công việc khác. Chẳng hạn:

• Thực hiện nhiệm vụ theo phân công, chỉ đạo của Ban Giám đốc.
• Thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến đơn vị, doanh nghiệp.
• Lên kế hoạch, tham gia thực hiện dự án theo kế hoạch (nếu có).
• Phổ biến nội quy, quy chế.
• Giải đáp thắc mắc nếu có.
• Giải quyết đơn thư khiếu nại (nếu có) của người lao động.
• Tạo sự đoàn kết trong nội bộ.
• Quản lý và bảo vệ tài sản.
• Bảo lưu giấy tờ, chạy công văn,…
• Giữ gìn bí mật cho đơn vị, doanh nghiệp…

Lương nhân viên phòng hành chính nhân sự bao nhiêu?

Lương trả cho nhân viên phòng hành chính nhân sự là bao nhiêu?

Qua bảng mô tả công việc hành chính nhân sự, bạn đọc có thể hình dung đây là vị trí quan trọng, không thể thiếu của các đơn vị, doanh nghiệp. Nhân viên hành chính là công việc ổn định, có tính lâu dài. Càng có kinh nghiệm, bạn sẽ giải quyết công việc càng nhanh và dễ dàng hơn.

Theo thống kê, mức lương trả cho nhân viên phòng hành chính nhân sự hiện nay dao động từ 5 đến 10 triệu đồng. Mức lương trả cho trưởng phòng hành chính nhân sự dao động khoảng từ 10 đến 20 triệu đồng và cao hơn tùy vào công ty. 

Mức lương này không cao, chỉ đáp ứng đời sống cơ bản. Tuy nhiên, làm nhân viên văn phòng, công việc nhàn, ổn định và có các chế độ phụ cấp, đóng bảo hiểm đầy đủ…

Trên đây là các nội dung mô tả công việc phòng hành chính nhân sự, đồng thời giải đáp thắc mắc liên quan đến mức lương của nhân viên làm việc tại phòng ban này. Hy vọng, thông qua những nội dung chúng tôi đề cập, bạn đọc hiểu thêm về công việc của người làm văn phòng, đồng thời đưa ra suy xét cẩn thận cho quá trình chọn ngành học, chọn việc làm về sau.

>>> Xem thêm: MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ LÀ LÀM GÌ? LƯƠNG BAO NHIÊU?